為進一步做好我校干部人事檔案工作，加強干部人事檔案規范化管理，有效地保護和利用檔案，使干部人事檔案更好地為組織人事工作服務，根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》、中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》以及省委組織部的有關文件精神，結合我校實際，特制定本規定。

 一、干部人事檔案材料收集歸檔

（一）收集范圍

  根據中組部有關文件規定,以下各類材料屬于干部人事檔案內容,各單位及個人應及時送交校組織部干部人事檔案室歸檔,不得零散保存。

  1．在干部人事工作中形成的履歷表、各類人員登記表等材料。

  2．自傳和屬于自傳性質的材料。

  3．鑒定、考核、考察材料。

  4．學歷、學位、學習成績、培訓和專業技術情況的材料。

  5．入黨、入伍、參軍、入學等方面的政審材料，更改姓名、民族、出生日期、參加工作時間等的審查材料。

  6．黨團材料

  （1）中國共產黨入黨志愿書（已批準轉正的）、入黨申請書、入黨轉正申請、自傳、綜合性政審材料及有關的證明；

  （2）黨員登記表，民主評議黨員登記表（獲優秀黨員稱號的黨員、民主評議黨員中認為不合格的黨員、違紀受到紀律處分的黨員）；

  （3）取消預備黨員資格的組織意見、退黨材料；

  （4）加入民主黨派的有關材料。

   7．獎勵材料。

   8．處分材料。

   9．工資、任免、錄用、聘用、轉業、待遇、離退休等工作中形成的有關材料。

   10．出國（境）人員審批表、備案表及回國后的鑒定。

   11．黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會及民主黨派代表會的代表登記表。

   12．其他可供組織參考且有保存價值的材料，如確定致殘等級的有關材料，辦理喪事形成的有關材料。

 （二）收集方法

   1．組織、人事、紀檢監察、審計、統戰以及各院系和有關單位，應建立健全干部人事檔案材料歸檔制度，指定專人負責,及時向組織部干部人事檔案室提供新形成的干部人事檔案材料。

   2．形成干部人事檔案材料的部門及個人，在形成材料后的1個月內，按要求將材料送交干部人事檔案室。

   3．組織人事部門，應根據工作需要，適時布置填寫全校教職工履歷表或履歷補充表，及時充實檔案內容。

   4．干部人事檔案室應經常與各形成干部人事檔案材料的有關部門及負責人聯系，以及時掌握信息，不失時機地收集新形成的干部人事檔案材料，使檔案能及時、準確、全面的反映每個人的真實情況。

  （三）歸檔要求及有關手續

   1．歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人簽字、有形成時間。

   2．歸檔的材料，凡規定應由組織蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料，一般應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽名的，由組織注明。

   3．凡個人所寫材料，如履歷表、自傳、思想總結等，必須有本人的簽字及時間。

   4．凡組織上形成的材料，如獎懲、晉升、任命等審批表，必須注明批準機關名稱，有形成時間或文號。出國出境審查表，要注明出去和返回時間及出去目的。

   5．干部人事檔案材料的載體一般應使用16開（19×26厘米）規格的辦公用紙，材料左邊應留出2—2.5厘米裝訂邊。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水或復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。如確需復印件存檔的，須經組織部與原件驗證后蓋章方能認可。

   6．凡送歸干部人事檔案室的檔案材料，歸檔前送歸材料單位應認真執行以上規定。如無問題，需填寫歸檔材料登記表一式兩份，送歸材料在三份以內的由檔案工作人員登記歸檔。

   7．凡送歸的干部人事檔案材料應由干部人事檔案室工作人員與送歸材料人逐單位、逐人、逐份審查核對，經審查無誤，雙方簽字方可歸檔。

  （四）監督檢查

   1．各部門應加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監督和檢查，支持檔案管理人員的工作，保證收集歸檔工作順利進行。

   2．為維護干部人事檔案的真實性，各單位對送交的歸檔材料，要嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入個人檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內容的，一經發現，予以清除，并根據情節輕重，追究當事人責任。

   3．干部人事檔案工作人員，要忠于職守、熟悉業務、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關、保守機密、積極主動、認真負責地做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。

  二、干部人事檔案的提供利用

 （一）提供利用的范圍

  干部考察、任免、調配、考研、貨幣分房、政審、出國（境）審查、紀檢監察審計案件審理工作；更改出生年月、參加工作時間和入黨、團時間；辦理離退休、調資、待遇、獎懲、治喪等事宜，可查閱干部人事檔案。

 干部子女親屬升學、招工、參軍、入黨入團等政審不得查閱干部人事檔案，確實需要了解有關情況時，一般只提供其父母及其親屬的政治面貌、現任職務以及相關的內容。

  （二）提供利用必須遵守的規定

   1．校內單位查閱人凡因工作需要查閱檔案,須派兩名中共黨員，填寫《查閱干部人事檔案審批表》，由黨總支或處領導簽署意見,方可查閱。處級以上干部的檔案,因特殊情況需要查閱時,必須經組織部領導同意。

   2．校外人員查閱檔案，應持單位介紹信、填寫《查閱干部人事檔案審批表》，辦理審批手續后，方可由兩名中共正式黨員查閱。

   3．人事部門因工作需要查閱檔案，可直接辦理查閱登記手續查閱檔案。

   4．未經批準不得抄錄或復制檔案材料，任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

   5．檔案材料一般不外借，如有特殊情況確需借用的，要說明理由，嚴格辦理審批手續后，方可借用。借用時間一般不超過15天。對借用的檔案，要嚴格保密，妥善保存，限期歸還，不準交無關人員翻閱，不得擅自轉借他人。

   6．查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。

   三、檔案轉遞的要求

  （一）接到有關干部任免、人事調動、考研通知后應及時將檔案轉給新的檔案主管部門，個人聯系寄檔案一律不予受理。
      （二）轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留或分批轉出。

  （三）弄清檔案所屬人員的主管部門，保證干部人事檔案的準確轉遞。逾期一個月未退回回執的，應及時催要。

  （四）轉遞檔案必須按規定填寫“干部檔案轉遞通知單”，嚴格密封，加蓋密封章，辦理交接手續。轉遞須通過機要交通轉送或專人送取，確保干部人事檔案在轉遞中的絕對安全，不得通過郵寄或交干部本人自帶。

  （五）及時催要轉入我校人員的檔案，接收檔案時認真檢查核對，不合規定的及時退回，缺少材料的迅速催補。因特殊情況無法調檔的，經領導批準，重新建檔。

  四、干部人事檔案工作人員職責

  （一）忠于職守，嚴格按檔案管理工作的各項規章制度辦事，維護干部人事檔案的真實性。

  （二）收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

  （三）辦理干部人事檔案的查閱、借用、轉遞和統計。

  （四）登記干部職務變動情況。

  （五）做好干部人事檔案的保管、保密和保護工作，確保干部人事檔案的完整與安全。

  （六）搞好干部人事檔案的基礎建設，促進干部人事檔案工作制度化、規范化和科學化。

  五、本規定自二○一○年四月起實行，由組織部負責解釋。